Accord de traitement des données (DPA)

1. Parties et rôles

Le Client qui souscrit DashSort est responsable du traitement des données de ses boîtes mail. Aimeric Vermesse, entrepreneur individuel, SIREN 933 249 765, 2 rue des Mimosas, 17260 Gémozac, France (« DashSort »), est son sous-traitant. Contact : [email protected]. La gestion des comptes, de la facturation et de la sécurité propre à DashSort relève de sa politique de confidentialité.

2. Objet et durée

DashSort reçoit et stocke les messages des boîtes Gmail, Google Workspace et Microsoft 365 connectées, les classe, les résume, propose ou envoie des réponses selon les réglages du Client, détecte le phishing et permet la collaboration. Les opérations comprennent la collecte, transmission, hébergement, indexation, analyse, consultation, modification, envoi, sauvegarde et suppression. Le traitement dure pendant l'utilisation du service, puis pendant la restitution ou suppression de fin de contrat.

Les personnes concernées sont les membres du Client, expéditeurs, destinataires, contacts et personnes mentionnées dans les messages. Les données comprennent identités, coordonnées, en-têtes, corps et pièces jointes des messages, métadonnées, jetons OAuth chiffrés, analyses, suggestions, notes et échanges internes. Le contenu peut comprendre des données sensibles selon l'usage du Client.

3. Instructions et responsabilités du Client

Les présentes clauses, les réglages et actions des personnes habilitées dans le service et les demandes écrites adressées au contact ci-dessus constituent les instructions documentées. Le Client définit les finalités, bases légales, durées et habilitations de sa messagerie, informe les personnes concernées et garantit la licéité de ses instructions. DashSort avertit le Client si une instruction lui paraît contraire au RGPD, sauf interdiction légale.

4. Obligations de DashSort

DashSort ne traite ces données que sur instruction documentée, sauf obligation légale ; il informe alors le Client au préalable si la loi le permet. Les personnes autorisées sont tenues à la confidentialité. DashSort applique des mesures adaptées au risque, dont la séparation des organisations et des accès aux boîtes, le chiffrement des jetons OAuth au repos, le chiffrement des communications et la restriction d'accès aux sauvegardes. Des sauvegardes quotidiennes de la base sont conservées sur le même hôte et purgées selon un seuil de 14 jours ; les journaux techniques sont soumis à une rotation par volume. Un test a confirmé l'import d'une sauvegarde réelle dans une base isolée, sans valider une reprise complète du Service. Ces mesures sont réexaminées au regard des risques et des évolutions du Service ; le Client est informé avant toute réduction substantielle des garanties de sécurité convenues. Il aide le Client, compte tenu des informations disponibles, pour les demandes de droits, les analyses d'impact, les consultations de l'autorité et la sécurité. Il notifie au Client toute violation de données le concernant sans retard injustifié après en avoir pris connaissance et complète les informations disponibles au fur et à mesure. Il fournit les informations nécessaires à la démonstration de conformité et permet des audits raisonnables, y compris par un auditeur mandaté, dans des conditions protégeant les autres clients et les secrets d'affaires.

5. Sous-traitants ultérieurs et transferts

Le Client autorise de manière générale les prestataires figurant sur la liste des sous-traitants. DashSort leur impose des obligations de protection équivalentes et demeure responsable de leur exécution. Un ajout ou remplacement est annoncé à l'adresse email de l'administrateur au moins 30 jours avant sa prise d'effet. Le Client peut s'y opposer par écrit et pour un motif relatif à la protection des données dans les 15 jours. Sans solution raisonnable, il peut résilier le service avant l'entrée en fonction du nouveau prestataire.

Le serveur principal se trouve à Falkenstein, Allemagne. Si des données sont transférées hors de l'EEE, DashSort veille à ce que le transfert dispose d'un mécanisme applicable du chapitre V du RGPD et de mesures complémentaires lorsque nécessaires. Le Client peut demander les informations sur ce mécanisme par email.

6. Fin du contrat et suppression

Au terme de la prestation, le Client choisit la restitution de ses données dans un format structuré ou leur suppression, sous réserve des obligations légales de conservation. Pour permettre la restitution, il communique ce choix avant de confirmer la clôture ; DashSort confirme par écrit le périmètre et le calendrier de l'export et le réalise avant la suppression des données actives. Sans demande de restitution, la confirmation de la clôture par un administrateur vaut instruction de suppression : les données actives de l'organisation et les comptes qui lui sont exclusifs sont supprimés et l'abonnement est résilié. Les anciennes sauvegardes de base sont purgées par rotation quotidienne après 14 jours, soit au plus tard environ 15 jours si la purge fonctionne normalement. Un registre minimal conservé hors de ces sauvegardes permet de réappliquer la suppression après restauration, si le volume contenant ce registre a été conservé. Une fois les données actives supprimées, DashSort ne peut plus garantir leur restitution. La restitution couvre les données conservées par DashSort et les pièces jointes sortantes qu'il stocke. Les pièces jointes entrantes conservées uniquement par Google ou Microsoft restent à récupérer auprès du fournisseur de messagerie choisi par le Client. Les secrets d'authentification sont supprimés ou révoqués plutôt que remis dans l'archive. Les données de facturation conservées en vertu d'obligations légales et les données détenues par les fournisseurs de messagerie du Client ne sont pas effacées par cette opération.

7. Durée, preuve et priorité

Cet accord s'applique pendant le contrat et les opérations de fin de contrat. En cas de conflit sur la protection des données traitées pour le Client, il prévaut sur les conditions générales. Une organisation déjà inscrite doit l'accepter par son administrateur avant qu'il ne soit traité comme conclu pour elle.