Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le service DashSort (« le Service ») est édité par Aimeric Vermesse, entrepreneur individuel (EI), SIREN 933 249 765, SIRET 933 249 765 00019, domicilié au 2 rue des Mimosas, 17260 Gémozac, France (« nous », « DashSort »).

Pour toute question relative à vos données, contactez notre référent vie privée à l'adresse [email protected].

2. Nos deux rôles : responsable et sous-traitant

Selon la donnée concernée, nous agissons à deux titres distincts :

• Responsable de traitement pour les données de votre compte et de votre organisation (inscription, facturation, support, mesure d'usage du Service).
• Sous-traitant pour le contenu des boîtes mail que vous connectez (emails, pièces jointes, contacts). Dans ce cas, votre organisation reste responsable de traitement et nous traitons ces données uniquement pour vous fournir le Service, selon vos instructions. Voir nos conditions générales et la liste de nos sous-traitants.

3. Données que nous traitons

• Compte et organisation : nom, adresse email, mot de passe (haché), nom et description de l'organisation, rôle (admin, manager, agent).
• Boîtes mail connectées : jetons d'accès OAuth Gmail / Microsoft, contenu des emails (expéditeur, destinataires, objet, corps, pièces jointes), métadonnées de synchronisation.
• Données générées par le Service : classifications, résumés, réponses suggérées, scores anti-phishing, modèles, assignations et messages internes d'équipe.
• Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, type de navigateur, horodatages, à des fins de sécurité et de bon fonctionnement.

4. Finalités et bases légales

5. Traitement par l'intelligence artificielle

Pour classer, résumer et suggérer des réponses, le contenu des emails est transmis à notre fournisseur de modèles d'IA, OpenAI. Par défaut, les données envoyées à l'API OpenAI ne servent pas à entraîner ses modèles. Le partage volontaire des données est désactivé dans les réglages de l'organisation OpenAI utilisée en production. Certaines réponses suggérées sont relues et envoyées manuellement ; les modèles de réponse configurés pour l'envoi automatique peuvent partir sans validation humaine après un contrôle IA et un délai d'annulation de 60 secondes.

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles aux membres autorisés de votre organisation et à nos sous-traitants techniques (hébergement, fournisseur d'IA, fournisseurs de messagerie). La liste détaillée figure sur notre page Sous-traitants.

Dans la boîte de réception, le navigateur peut demander à Google l'icône du domaine de l'expéditeur. Cette requête transmet le domaine concerné et l'adresse IP du navigateur à Google, sans lui transmettre l'adresse email complète ni le contenu du message.

7. Transferts hors Union européenne

Nos serveurs chez Hetzner sont situés en Allemagne. Les données envoyées à certains prestataires, notamment à l'API OpenAI, peuvent être traitées en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les mécanismes applicables au titre du chapitre V du RGPD et, si nécessaire, par des garanties complémentaires. Le détail figure sur la page Sous-traitants.

8. Durées de conservation

• Données de compte : conservées tant que le compte existe. Lorsqu'un administrateur supprime un membre, sa fiche de compte est supprimée de la base active. Les échanges et emails d'une boîte partagée restent accessibles aux autres membres autorisés. L'administrateur peut clôturer l'organisation depuis le tableau de bord : ses données et les comptes qui lui sont exclusifs sont alors supprimés de la base active.
• Contenu des emails et données IA : conservés tant que la boîte mail reste utilisée par votre organisation. Retirer votre propre accès à une boîte partagée ne supprime pas les données des autres membres. La suppression de la boîte et de ses données DashSort intervient lorsque le dernier membre retire son accès.
• Données de facturation : conservées 10 ans conformément aux obligations comptables.
• Journaux techniques : conservés jusqu'à leur rotation selon le volume d'activité. La configuration de production limite les journaux de chaque conteneur à trois fichiers de 10 Mo ; elle ne fixe donc pas un nombre de jours garanti.

Des copies peuvent encore figurer dans les sauvegardes de la base de données pendant leur période de rotation : une purge quotidienne après 14 jours d'âge peut prendre jusqu'à environ 15 jours après une clôture. Un registre des organisations clôturées, conservé sur un volume distinct, est relu avant le démarrage de l'application pour réappliquer les suppressions après restauration si ce volume est conservé.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à [email protected]. Nous répondons dans un délai maximum d'un mois. Si le contenu d'une boîte mail relève de votre organisation (nous agissant comme sous-traitant), adressez votre demande à l'administrateur de cette organisation.

10. Cookies et stockage local

Le Service utilise uniquement des cookies et du stockage local strictement nécessaires à son fonctionnement. Pour le détail, consultez notre politique cookies.

11. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) ou de l'autorité de contrôle de votre pays.

12. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. En cas de changement substantiel, nous vous en informerons par email ou via le Service. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.